導語：如何才能寫好一篇圖書檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.1復制時不容易丟失

與紙質檔案管理相比，電子檔案管理復制后不僅清晰度保持不變，還不會出現紙質檔案管理中出現幾遍、信息丟失等問題。通過數字化的信息處理，電子文件在復制的過程中依舊可以保持原本的特性。

1.2表現形式多樣

與紙質檔案管理相比，電子檔案管理的形式多種多樣。無論是圖形、文字，還是聲音、影像等網絡信息都可以成為電子檔案管理的內容，并且，這些信息無論是單獨存在還是互相搭配都可以形成檔案管理模式。

2加強電子圖書檔案管理的措施

我國電子圖書檔案管理工作在不斷探索發展中取得了較大的成就，但是，在實際應用過程中還存在很大的問題，例如，伴隨著經濟的發展，電子圖書檔案存儲的要求越來越高、電子檔案的真實性受各種因素的影響可靠性較低、社會對電子檔案的安全性以及工作人員的能力要求越來越高等。筆者結合多年電子圖書檔案管理經驗，針對管理工作中存在的問題，對加強電子圖書檔案管理的措施做了簡單介紹。

2.1加強環境保護，保證存放空間安全

電子圖書檔案的存放環境是保障其信息安全可靠的基本保障，加強電子圖書檔案管理首先應該加強電子圖書檔案管理的環境保護。電子圖書檔案的環境主要包括工作人員的辦公場所以及存儲工具等，工作人員的辦公環境保持清潔衛生、溫度適中的同時，還必須安裝抗雷、抗電擊以及抗磁場力等設備。另外，為了保證存放空間的安全，還應該對存儲的電子圖書檔案進行備份處理，最好選擇多個位置儲存。最后，定時檢查存儲工具，發現問題，及時采取措施予以補救。

2.2加強管理制度設計

為了保證數據儲藏的安全，必須根據電子圖書管理的實際狀況，加強管理制度設計。在進行電子圖書檔案的編制工作時，應該專門安排業務水平較高的工作人員參與電子檔案編制工作，確保數據的真實可靠性。其次，工作人員應該及時整理電子檔案，尤其是檔案的歸類管理，工作人員應該以檔案的級別作為歸檔的依據，確保各級別信息準確無誤后，進行歸檔處理。最后，電子檔案編制結束后，必須交由領導檢查核實，確保信息準確無誤后進行存儲。

2.3加強系統管理設計

為了保證數據的讀取安全，必須加強電子圖書檔案系統管理設計。很多時候，電子圖書檔案的信息安全性不夠高，主要原因是系統管理體系不健全或者是有人而已破換管理系統。針對以上問題，設計者可以對電子圖書資料進行加密設計，為了防止破譯，密碼不能太簡單，最好定期更換密碼，確保信息的安全。另外，根據需求設置訪問權限，杜絕任何人都可以獲取信息等問題產生。最后，定期對系統進行維修保護，有的網站因多種原因會出現系統漏洞，這時候應該加強防火墻設置，保障信息的安全性。

2.4加強人員工作能力培養

為了保證操作的安全，還應該加強工作人員能力的培養。根據市場的需求，結合工作人員的實際狀況，通過培訓加強工作人員的業務能力，業務能力主要包括計算機的操作能力和扎實的網絡基礎知識能力。條件許可的情況下，聘請具有扎實專業功底的人擔任電子圖書管理工作，為電子圖書檔案的安全管理提供保障。

3結束語

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關鍵詞 國土資源 圖書檔案管理 信息化建設

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

國土資源圖書館管理的信息化是現代社會管理體制革新的必然要求，由于傳統的圖書資料管理以人工為主，紙質資源管理。而現代信息化管理模式要求資源管理的數字化和計算機化，給傳統的管理模式帶來很大的沖擊，這也必然導致國土資源圖書館管理工作面臨很大的挑戰。但是，在挑戰中也是推動我國國土資源圖書管理進一步發展的重要機遇，是發揮圖書館作用的重要機會。所以，作為一名管理者，應該明確當前形勢，抓住機遇，尋求發展，為進一步優化國土資源圖書管理管理信息化體系，積極獻計獻策。

1國土資源圖書檔案管理是國土資源圖書館建設的核心

書籍是人類社會發展和傳承知識的重要途徑，為了更好的發揮書籍的作用，實現文化的傳遞和繼承、發揚，人類創造圖書，以圖書館為載體實現文化傳播。隨著人類社會的不斷進步，國土資源作為社會經濟發展的基礎物質載體，既是人類生產、生活的基礎平臺，也是人類關于自然探索和社會經濟發展探索的知識結合體和發展體，是人類既有知識和發展的核心部分。國土資源圖書館作為社會知識庫的一部分，是社會的基礎資料，也包括圖書館為讀者提供圖書的歷史記錄、工作總結和計劃編制等。對于國土資料圖書館的有效管理，具有十分重要的意義，占據著重要的地位。

2信息化時代對國土資源圖書館檔案管理的挑戰

2.1信息共享挑戰

信息化發展讓人們接收信息的途徑和手段也逐漸增多，給傳統的圖書館信息傳遞模式帶來很大的沖擊，信息化已經成為現代國土資源圖書館的基本特征，而當前資料信息主要以傳統的圖書館檔案管理為主，無法更大范圍內實現信息資源的共享，存在很大的局限性。

2.2服務效率挑戰

服務效率主要是由于傳統的信息管理無法互通網絡，圖書館信息化之后，在廣域網下，人們能充分傳播和共享，在這種情況下，圖書館還能提供電子閱覽室等，能滿足各類用戶的常規需求，而且更加便于讀者閱讀，深受人們的青睞。所以，圖書館管理的信息化需要進一步加快步伐，以提高服務效率。

3國土資源圖書檔案管理信息化建設的重點及方法

3.1國土資源圖書檔案管理信息化建設的重點

信息化建設中的重點是以圖書館檔案的電子化和數字化以及網絡化為基礎，構建管理系統，該系統的基礎是圖書館檔案資料，是圖書自動化管理系統和電子閱覽系統等共同構成的。這些都是現代檔案圖書館建設的重要內容和主要工作。

3.2國土資源圖書檔案管理信息化建設的方法

信息化建設應該從管理制度、管理人員和管理模式等各方入手，明確創新和建設主體，改變傳統的管理理念，用現代管理理念指導自身的實踐。從而通過不斷的創新，打破傳統、常規的管理模式，推動信息化建設工作進一步向前發展。

4國土資源圖書檔案管理信息化建設中需要注意的問題

4.1在技術建設的同時注重人員的培訓

在國土資源檔案管理過程中，信息化建設不僅需要引進先進的設備，對工作人員也應該提出新的要求，工作人員對計算機和信息化設備的操作是開展工作的前提和重要基礎。技術建設的同時，注重管理隊伍的建設和培訓非常重要。例如現代信息化管理中國土資源綜合管理系統的應用非常廣泛，包括：搜索、查找、設置、記錄以及輸出等幾個方面的內容。該系統在圖書館管理中的應用更有利于資料的保存，操作起來更加便捷，“易實施、易使用、易維護”的系統構成。所以，對員工進行培訓時，直接要求員工在計算機上演練學習，掌握真正的操作技能，能更好的投入到工作中。其次，可以組織員工集體參與培訓班，定期為員工提供交流和研討的機會，提升員工對信息化管理的積極性，調動學習動力，提升整體的綜合素質水平。

4.2 注重管理制度和管理模式的更新

管理制度和管理模式是約束人們行為，引導人們正確開展日常工作的重要保障和方法。國土資源圖書館管理首先應該制定人力資源管理制度，對于人員的管理，實施信息化之后，工作量減少，人員數量也相應減少，但是，應該明確個人職責，信息化管理系統實施簽到和署名制，每天負責當天管理和記錄的人員，在每日日志輸入時，應該在最后署名，以真正實現責任到個人的管理目標。其次，創新管理模式，充分利用信息技術和計算機技術，要求保存紙質資料的同時，也應該注重信息的共享問題，應該將資料的詳細內容傳輸到管理系統的用戶中心，為用戶服務。最終通過管理制度和管理模式的創新，真正實現“一張圖”數字檔案管理的目標，精簡管理流程，提升整體管理水平。

4.3注重國土資源圖書館管理與讀者的互動

國土資源圖書管理的最終目的是為讀者服務，讓讀者通過閱讀圖書了解我國國土利用現狀。在實踐管理工作中，應該堅持以讀者為中心，全心全意的為讀者服務。那么，這就要求圖書館管理者能樹立以讀者為中心的工作理念，建立與讀者溝通交流的平臺。圖書館管理系統中建立公眾交流平臺，在線24小時客服，能隨時與讀者溝通交流，能及時掌握讀者的反饋信息，解決并解答讀者最為關心的問題。讓讀者能快速獲取想要的信息，真正發揮國土資源圖書館的作用，實現文化的傳承和發揚。

5結語

綜上所述，面對國土行業信息化建設工作的不斷深入，檔案工作特別是檔案信息化工作必須適應新的形勢需要，轉變工作思路，創新工作機制，把檔案信息化工作的重點轉移到加快檔案信息化資源建設、發揮檔案信息資源的重要作用上來，通過信息化建設，充分挖掘檔案的經濟價值，帶動檔案資源的開發利用工作，推動檔案工作向更高水平、更高層次發展。

參考文獻

[1] 孫克華.國土資源圖書檔案管理的信息化建設[J].才智，2012（2）：337.

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一、圖書館檔案管理現狀

信息共享空間作為一種新型的服務方式和學習空間，已成為當前圖書館界信息服務模式研究的一個新熱點。當前，我國高校圖書館信息共享空間建設初步實現了空間、服務、資源的整合，但仍然存在著信息資源與人力資源整合的障礙、經濟成本的制約等問題。高校圖書館在信息共享空間建設中存在的主要問題，具體表現在以下三方面：1.傳統服務理念與管理體制對信息共享空間構建的束縛。2.信息資源與人力資源整合的障礙。3.大量資金投入的制約。

檔案管理制度陳舊，管理模式落后也影響了檔案管理的服務質量。傳統的檔案管理是分散的管理模式，存在各種弊端。不僅使很多有價值的資料不能實現物盡其用，制度不完善也促使檔案管理無法實現規范化、標準化管理。

此外，設施落后、高素質人才缺乏、人員分配不合理等因素也制約了檔案管理工作的發展。

二、改進圖書館檔案管理的策略

（一）完善我國高校圖書館信息共享空間建設

目前，我國已經初步實現了信息資源的整合，提高了檔案管理的服務質量以及信息資源的利用效率。但是，在信息資源整合上以及降低成本上仍然存在不足。為此，我們要確立信息共享空間服務理念，建立與其相對應的物理層、虛擬層、支持層，以完善我國高校圖書館信息共享空間建設。信息共享空間物理層是用戶學習、活動和交流的物理場所，是IC空間最直觀和最基礎的組成部分；信息共享空間虛擬層是讀者學習、交流、協作、信息共享和知識創造的虛擬場所，是連接實體層和支持層的紐帶和橋梁。由虛擬社區、數字資源、虛擬學習及服務環境、軟件系統及工具、虛擬服務支持組織以及其他虛擬資源等多部分組成；信息共享空間支持層是系統運行和發展的核心動力層，包括組織與管理、信息技術、文化與精神三大核心驅動力要素，通過三者的有機融合和共同作用來支撐和驅動系統的運行與發展。

（二）建立數字檔案館

數字檔案館是一項綜合計算機技術和網絡技術，將各種不同檔案機構的信息資源進行整合和處理加工，以保證數字檔案信息資料的長久保存和獲取，并且向社會中廣大的用戶提供更加便捷和高效率的在線服務，最終達成信息資源共享的一種有序的動態信息空間。

數字檔案館是在現代各種信息技術的有機結合的情況下出現的一項新興的技術，與傳統的檔案管理相比，檔案管理的數字化結合了信息傳輸網絡化、管理計算機化、信息多媒體化和存貯多載體化等一系列的特點。數字技術在檔案管理中的應用不僅完善，并且也發展了檔案管理的職能，而且妥善解決了傳統檔案管理中的諸多矛盾，實現了檔案原件更加長久的保存。數字檔案檢索系統也更加方便利用，而且極其快捷，不僅極大滿足了用戶的需求，而且完全可以不受時間、地點的限制，能夠隨時隨地的異地查找檔案信息。數字檔案館為檔案工作創造了便利，這將從根本上提高檔案管理工作的服務質量，也必將大大強化檔案的信息需求。

（三）改變順排文檔檢索，實現倒排文檔檢索

將主文檔的可檢字段抽出，按照一定的順序重新排列起來，形成一種新的索引文檔，即倒排文檔。這個文檔能夠合并相同的詞匯，并且把在順排文檔中的相關記錄的記錄號集合起來，使其賦予在索引關鍵字之后，這樣可以保證通過某一個特征詞便能夠快速、方便地獲取相關信息。倒排文檔建立在順排文檔的基礎之上，它的檢索速度比順排文檔快，且比較準確。

三、實現檔案信息化的重要意義

檔案管理的信息化是指通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經系統加工和網絡傳輸后，實現檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現檔案信息資源共享。

檔案信息化不僅可以改善檔案管理工作，而且可以使用翔實的檔案信息支持各項決策和檔案管理。實現檔案信息化不僅能夠突破傳統檔案利用的各種局限，使檔案管理部門從過去的封閉走向開放，從單一的檔案保管和利用等職能向信息采集、管理和服務職能轉變，從而實現檔案信息資源的合理配置和科學的管理，如此將為社會提供更高效、優質的服務；而且檔案信息化決策及時正確、管理措施得當等要通過完整、可靠的檔案信息資源和較高的綜合分析能力來實現。那么，翔實的檔案信息將會對各項決策內容以及檔案管理工作起到重要作用。

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社會的不斷發展帶動了國家經濟的進步，在這樣的大環境下，辦公自動化的程度越來越高。當前的數字化對社會生產所帶來的影響是非常大的，對圖書檔案管理的影響也非常明顯，因此，要重視對圖書檔案的數字化管理，加強對圖書電子文件的歸檔與接收、圖書電子檔案的存儲及備份、提高圖書紙質檔案的再利用及圖書電子檔案的檢索和利用。

關鍵詞：

圖書檔案；數字化；管理

隨著計算機技術以及網絡技術的不斷發展，人們在圖書管理過程中建設了數字化的檔案管理體系，管理體系可以共享圖書檔案等信息資源，使得現代化的管理質量得到顯著提升，而相對比較傳統的檔案管理模式在實際操作過程中逐漸出現了一些問題，由此可見，建立數字化檔案管理體系已經成為當前急需解決的問題之一。

1圖書檔案

將圖書檔案管理系統分為四個模塊：圖書管理、信息查詢、流通作業、系統維護。通過圖書管理系統可以很好的實現圖書征訂、新進圖書的登記以及圖書編目等功能，可以更好的規范圖書的進庫工作，而在圖書館中，進行借書和還書工作則屬于流通作業的范疇，這樣，圖書管理系統就可以將圖書管理工作進行劃分管理，使得各區域的工作量都非常的明確，除此之外，由于采用的是新技術圖書管理系統，所以，廣大讀者可以對圖書進行實時的信息查詢，這樣，查詢平臺就可以在不同的條件下保證讀者能夠查詢到自己需要的圖書。而圖書管理系統維護則可以很合理的運用這一系統，及時的解決隨時出現的問題，而且這一管理系統還支持最先進的條形碼掃描，經過條形碼掃描過的圖書就等于有了身份，在網絡上就可以查詢到這一圖書的相關信息，這樣，可以極大地降低錄入人員的工作量，而且錄入的精準度也會得到極大的提升。

2圖書電子文件的歸檔與接收

在圖書檔案管理中，電子檔案的原始檔案是紙質文件，一般紙質檔案都是借助傳統的方法來處理、鑒定文件，與此同時，還采用一系列的技術手段來促進庫存檔案的數字化發展，當對圖書庫存檔案進行了數字化管理之后，傳統的紙質文件與之相比，電子原件可以作為紙質文件的副本來使用，同時，在網絡上傳文檔和復制文檔的過程中，人為因素的影響是比較大的，一旦人為因素影響了整個圖書電子文件的歸檔，就沒有辦法確定圖書資源的有效性和原始性。所以，在形成圖書檔案電子文件的時候，要將電子文件中的靜態數據和動態數據涵蓋過來，確保電子文件擁有相對齊全的信息，而且查詢起來也非常方便，并且在很大程度上也提升了電子文件的利用率。與此同時，電子文件的數據信息也需要人為干預，如果檔案管理人員發現了問題，可以發回歸檔人，讓歸檔人員重新編排處理。

3圖書電子檔案的存儲及備份

由于圖書電子檔案在歸檔整理的過程中都是利用計算機進行的，那么，它的穩定性不會很好，一旦計算機的硬件設施和軟件設施不夠穩定，就可能會出現問題，此時，需要我們采用科學有效的方法來備份電子檔案，除此之外，要嚴格的根據技術的發展要求來選擇圖書歸檔文件的存儲形式，像圖書文本文件、圖像文件、音頻視頻文件，等等，還可以選擇不同的方式來存儲電子原件，比如圖書的數據庫存儲，等等，至于如何選擇，我們還需要考慮到用戶的實際需求。因為計算機的穩定性是沒有辦法直接確定的，因此，在檔案的管理中，對圖書電子檔案的備份和恢復也是極其重要的，這項工作的執行可以有效的保證檔案管理系統的安全和穩定，除此之外，還要做好圖書的網絡備份、圖書系統備份以及圖書的數據庫備份，在第三方介入的時候，要注意存儲問題，可以設立專門的電腦來存儲圖書數據，這些數據都是圖書的關鍵信息，而且，這臺電腦不可以連接外網，只有這樣，圖書檔案管理系統的整體安全性和穩定性才能得到一定的保障，即便出現了意外情況，也可以借助這臺電腦中的備份信息恢復圖書管理系統。

4圖書紙質檔案的再利用

在圖書庫藏紙質檔案方面，電子檔案這一方式的出現有效地促進了數字化圖書檔案的實現，在一定程度上減輕了紙質檔案的利用損耗率，而對圖書檔案信息進行合理的歸納可以有效的提升數據檔案的使用效率，這樣，能夠進一步實現電子檔案管理系統代替傳統的檔案管理模式。電子技術現如今已經是社會發展的關鍵技術手段之一，隨著電子文件的逐漸增多，對電子檔案的收集和鑒定管理工作也就成為當前人們關注的重點，因此，要求工作人員要不斷的增強自身的素質水平和專業水平，適當的借鑒其他國家和地區的經驗，更好的開展圖書檔案的數字化管理，不斷地提升圖書檔案管理的質量和效率。

5圖書電子檔案的檢索和利用

圖書檔案開展數字化管理主要是為了更好的服務于使用者，其目的也是為了讓廣大讀者更好的方便檢索和使用電子檔案，在實施圖書共享檔案管理系統的時候，檔案使用者在查找相關資料的時候，能夠更加準確便捷的將信息化的優勢體現出來。電子檔案與傳統的檔案管理模式相比，電子檔案在形式上的變化是非常明顯的，而且電子檔案對檔案的利用和查找方式也起到了一定的影響作用，這些改變都會很好的服務于我們的檔案利用者，使得圖書檔案中的信息資源能夠得到充分的利用。與此同時，圖書檔案中的電子檔案維護管理也逐漸引起人們的重視，在圖書檔案的管理維護上，我們主要利用的方式是用戶權限來對其進行限制，一般圖書檔案維護管理包含了多方面的內容，在整個管理過程當中，要重視對數據庫的管理，像查詢瀏覽電子原件內的動態數據，等等，雖然這一工作相對簡單，但是，這一工作在整個圖書檔案管理中是非常關鍵的組成部分。所以，圖書檔案管理人員要加強對圖書檔案的數字化管理。

6結語

隨著社會的不斷壯大，經濟建設的不斷加強，對圖書檔案管理工作的要求也越來越高，目前，我國圖書檔案管理工作主要借助的是先進的科學技術手段，這些技術手段可以對圖書檔案的使用方法進行適當的改革和完善，更加有利于服務我們的檔案使用人員。社會是不斷進步的，而對圖書檔案的數字化管理也要不斷的適應社會的發展速度，利用數字化管理可以更加科學有效的管理圖書檔案，這樣，能夠在一定程度上推動社會經濟的可持續發展。

參考文獻：

［1］姚春蓉.圖書檔案管理要更好地服務于工程設計———記中國紡織工業設計院圖書檔案館計算機管理進程［J］.中國勘察設計，2003，（07）：84-85.

［2］鄒定香.樹立科學的發展觀,促進圖書檔案事業的可持續發展［J］.成都電子機械高等專科學校學報，2009，（03）：147-148.

［3］閆玲.圖書館檔案管理的發展趨勢———兼論“紙質文件”與“電子文件”雙軌制管理［J］.圖書館工作與研究，2008，（04）：43-44.

［4］孫曄晗，楊建民.開展醫院檔案數字化建設的實踐與思考［J］.人力資源管理，2013，（03）：96-97.

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關鍵詞：醫院圖書檔案 情報 規范化

中圖分類號：R197.32 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2013）6-248-02

近幾年我國的醫療制度發生了一系列的變化，醫院的管理模式也隨之改變，作為醫院管理重點的圖書建檔規范化改革工作也勢在必行。醫院圖書檔案的規范化管理是對醫院整體管理水平的客觀反映。一套全面系統的圖書檔案管理制度不僅有利于醫院圖書管理事業的有序健康發展，還可以節省人力物力財力等工作成本。

一、醫院圖書檔案規范化管理的重要性

醫院進行圖書檔案規范化建設的目的是為了最大程度的共享信息資源，發揮檔案的指導性作用。只有醫院檔案得到了充分的開發，在醫院實際工作中發揮了其的指導性作用，才能體現出檔案管理工作的價值與意義。醫院圖書檔案管理工作的重點一般集中在機構設置、專業人員的素質能力以及信息環境下的一體化管理方面。醫院圖書檔案的規范化管理對于保護醫學類圖書的正版合法權益，加強圖書市場的規范性都具有十分重要的意義。 醫院在進行圖書檔案管理時需要遵守兩個管理原則：

一是制度管理。制度建設是一切管理工作得以正常進行的基礎。醫院管理部門需要建立細致全面的規章制度，結合醫院整體與各工作部門的實際情況，吸取以往的經驗教訓，及時建立補充規章法則，例如建立書籍賠償制度、數字圖書館運營制度、文獻資源館際互借制度等，保證醫院圖書檔案管理的正常有序進行。除此之外，還應明確圖書采購、借閱、管理之間的各項職責分工，制定細化的工作準則。

二是標準化管理。標準化管理的前提是國家制定的相關法規法則，要求醫院圖書檔案管理部門根據國家標準開展管理工作。醫院書籍、資源的分類、編碼、主題索引以及設備配置標準都應該嚴格遵守國家的相關規定。標準化管理的全面執行對于我國醫院圖書檔案實現通用性以及檔案資料共享都具有積極的推動作用。所以說，圖書檔案的標準化管理是保證醫院現代化、信息化、資料共享化進行的基礎。

二、醫院圖書檔案管理中具體的工作內容

圖書檔案管理工作的主要內容包括以下幾個方面：一是搜集電子、書籍、期刊等各種形式的資料。資料的充實程度是評價醫院圖書檔案管理水平的一個重要標準。圖書管理員應該采用各種手段開辟資料來源，實現資料的最大程度整合，在此過程中應該注意既要保證資料的完整性全面性又要剔除無關材料。最終將圖書檔案管理機構建設成一個既切合醫院實際又具有鮮明特色管理部門。二是采用各種手段獲取情報。醫院檔案管理人員應該改變傳統的文獻資料被動收集整理方法，主動深入各科室、病房之中，及時了解臨床治療的進度。三是開展咨詢、出版服務。圖書檔案管理機構在醫院內部還具有提供學術咨詢，如專刊發表、科研計劃制定、學術研究選題等，這些業務咨詢一般具有機密性與戰略性。同時，醫院圖書檔案管理機構還承擔了刊物編輯出版的責任，有權對醫院最新研究成果或科研結果進行編輯出版。四是保證與世界先進科研經驗的及時交流、資源共享。醫院的發展依賴于對最新科研成果的研究或引進，而圖書檔案管理機構的主要職責就是保證其與外界的及時交流、溝通、合作。圖書管理機構需結合醫院實際水平，及時對管理設備進行更新，保證圖書管理實現現代化。

三、保證醫院圖書檔案規范化管理的具體措施

（一）建立健全管理機構

各司其職、分工明確的管理機構是保證醫院圖書檔案規范化進行的基礎。醫院應根據具體水平設立獨立的情報、圖書、檔案管理機構。首先，設立信息科總歸醫院總務處領導，下屬分別設立情報部門、檔案管理部門、電子信息控制部門等，合理分配資料、進行最新科研成果的搜集、檔案的分類管理、信息的共享與交流等。其次，設立檔案管理與情報搜集兩個獨立的工作部門，并分屬于不同上級領導，將資料收集與編輯、調研工作獨立進行，保證其工作的客觀性與公正性。

（二）進行圖書、情報、檔案一體化的管理改革

1、圖書、情報、檔案一體化的內涵

圖書、情報、檔案一體化管理是指將醫院內部資料管理中這三個獨立的部門相整合，將其形成為一個工作整體。一體化管理可以最大程度的利用信息資源，并發揮獨立部門存在時不具備的全面、整體效用。圖書、情報、檔案管理得以整合的基礎是其具有相同性質的工作原理，都屬于文獻范圍。首先，圖書、情報、檔案管理工作的基本職能都是知識、資料的收集、更新、；工作目的都是儲存有效信息、為臨床治療提供資料支撐、促進醫院治療水平的進一步發展等。其次，圖書、情報、檔案管理的工作程序也具有一致性，都是對文獻資料進行搜索、加工、存儲等。根據上述介紹與我國醫院圖書檔案管理的實際情況，筆者認為圖書、檔案、情報管理工作的一體化的定義分為以下三個方面：（1）管理的一體化。指在圖書、檔案、情報范圍內對信息整合管理的一體化。（2）服務的一體化。管理的最終目標是提供服務，將三者進行整合，可以打破傳統的獨立服務體制，在對外服務上實現一體化。（3）機構設置的一體化。是指建立一個集規劃、管理、監督為一身的管理部門，既保證圖書、情報、檔案工作的整體性又明確責任，促進整體與具體部門之間的協調工作，為醫院以及社會提供完善的信息服務。

2、圖書、情報、檔案一體化的優勢

圖書檔案一體化管理系統是近幾年來醫院圖書管理改革的重要方案，其具有其他管理方式所不具備的優越性：

第一，一體化建設可以最大程度的利用館藏資源，進行信息的進一步開發。傳統的圖書檔案管理機制強調獨立封閉運行，各醫院科室閉門造車，這不僅浪費醫療資源，還為信息的篩選造成了阻礙，不能滿足醫療信息資料的全面、及時、準確的基本要求。采用圖書檔案一體化管理的政策，不僅可以實現檔案與圖書管理的及時結合，還在一定程度上改變了管理人員墨守陳規的管理方式，對館藏信息的進一步開發提供了有利條件。例如，在新的科研項目研發環節中可以充分結合圖書檔案一體化管理措施，從課題確定、立項報告以及最后的研發成果發表過程中，及時更新檔案資料，保證各個時期檔案材料與研發實際的一致性，并對課題研究材料進行最終歸檔，為新的項目研究提供資料收集的上的便利。隨著數字化技術的進一步發展，圖書檔案管理系統也引進了網絡技術，提升了圖書檔案資料的重復利用率，及時快速的滿足了醫院需求。如筆者所在醫院就結合網絡信息技術對圖書檔案管理系統進行了升級，完善了資料的檢索系統，設立多種關鍵系檢索方式，時間檢索、專業檢索、案卷檢索等，促使檢索系統更具實際操作價值，便于使用者快速掌握；對內開放檢索目錄，節省了操作者的查詢時間，提高了檢索效率；同時還建立了數字化系統控制下的檢索系統，保證資料查詢的準確性與全面覆蓋性。

第二，圖書檔案一體化建設有利于精簡醫院內部機構，節省財政開支。傳統意義上的圖書管理形式，要求各部門獨立工作，這就造成了人員分配中的重疊現象，工作任務重復，工作涉及面較為單一。實行圖書檔案一體化管理有效的縮減了不必要的醫院圖書管理機構，相關管理人員的素質也由傳統的單一工作演變為集圖書管理、檔案規劃、情報搜集等多種綜合素質為一身，其自身的工作能力得到了提高。機構得到精簡，人員綜合素質得到強化最終節省了醫院圖書檔案管理方面的開支，客觀上為醫院醫療水平的提升創造了條件。

第三，有利于管理人員的素質提升。圖書檔案一體化的管理形式依賴于數字化信息的應用，這就在客觀上推動了管理人員的業務素質的提高。為了掌握信息化工具的應用技術，圖書檔案管理人員必須及時接受培訓，掌握新型的工作方法、不斷充實自身知識，提升自身的能力。除此之外，圖書檔案一體化的管理形式需要對管理人員定期進行業務培訓，這就在客觀上為崗位輪換提供了機會，醫院管理階層的定期崗位輪換不僅有利于管理人員掌握多種業務技巧，提高其的工作能力，還在一定程度上加深了內部員工的溝通交流，為醫院管理創造出一個和諧有序的環境。

3、一體化工作的具體管理措施

圖書、情報、檔案一體化管理是實現醫院資源共享的一種新型管理模式。其在具體執行上需要做到以下幾點：

第一，改革管理制度，實現協調統一發展。現階段的醫院圖書檔案管理仍然受到傳統模式的制約，各部門之間缺乏交流、獨立封閉，難以及時做到信息的整合、交換，這種模式既不利于醫院內部圖書管理水平的進步，也不利于醫院圖書檔案管理發揮其社會優勢。因此，國家通過相關政策的制定，鼓勵醫院內部建立統一的工作體系，鼓勵醫院內部實現資源共享，為社會醫療改革的發展做出貢獻。

第二，統一一體化管理標準。統一的管理標準是監督一體化管理的基礎，沒有標準的制定，圖書、檔案、情報的一體化管理也就無從談起。因此，在信息檢索、設備配置上，醫院內部都需要建立統一的標準，并監督各部門按標準執行，保證內容的共通性、數據測量的標準化以及網絡搜索平臺的實際可操作性等。

第三，提升管理人員的業務素質。管理人員的業務素質提升主要包括三個方面：專業知識的提升、管理素質的提升以及對外交流水平的提升。醫院圖書、檔案、情報管理人員面對的受眾群體以醫療工作人員居多，管理人員搜集整理的信息大多涉及醫療生物領域，其對信息的篩選掌握能力直接影響醫務工作人員的臨床治療，關系到患者的人身安全。而提高管理人員篩選、整理信息的最有效措施就是豐富其的專業知識，將其培養成醫學領域的博才并促使其依賴這種專業的判斷能力對科研成果、項目分析、信息整合等進行有效分析篩選，推動醫院圖書檔案管理機構的縱深發展。管理素質的提升在實際工作中表現為對數字化網絡應用平臺掌控能力的控制。隨著數字化技術的深入發展，醫院圖書檔案管理系統也采取網絡平臺辦公。這就要求醫院內部的資料管理人員不但熟悉操作技能，還要進一步了解計算機的工作原理，能夠及時快速的修復網絡平臺日常故障。網絡資源具有快速性、全面性的優點，但是其也存在信息量大、信息質量不統一、各類信息魚龍混雜的缺陷，所以，醫院的資料管理人員應該具備整合、優化、篩選信息的能力，將大量重復無序的信息簡單有序化，為醫院的醫療水平、教研水平的提升提供充足的后備力量。隨著我國對外交流政策的日益寬松以及網絡傳送的出現，我國醫療衛生事業中與國外的交流逐漸頻繁，國際上先進的科研成果、臨床治療經驗通過網絡信息傳輸不斷影響我國醫療事業的發展，鑒于國際先進經驗、資料的記載形式都是采用國際通過語言英語記載，所以作為醫院的圖書檔案情報收集人員必須具有專業的語言交流基礎，能夠準確全面的理解醫學類外文資料，及時為國內醫療衛生事業的發展提供信息支持。

第四，利用網絡資源優勢，搜集相關信息。準確、全面的醫療信息、科研成果是提升醫院臨床治療水平的基本保障。隨著網絡化的進一步發展，建立靈活、簡便的信息搜集系統成為提升醫院圖書檔案管理水平的重要因素。醫院可以設立專業的網絡操控部門，對于互聯中的的大量信息進行多渠道、多層次的篩選，并根據醫院自身特色進行信息的深度開發，做到知識普及型與獨有性的結合，為臨床治療提供最具價值的資料。

四、結束語

在知識經濟為主的信息時代，如何及時、準確、全面的掌握信息資料成為一個單位能否可持續發展的標準。同樣，在醫療衛生事業中，信息也具有舉足輕重的地位。所以，如何建設醫院圖書檔案的規范化管理制度就成當下醫院管理者需要考慮的新課題。圖書、檔案、情報等工作的一體化管理逐漸成為醫院信息改革的必然趨勢。實現一體化發展需要在網絡數字化應用基礎之上，建立相關的管理制度，提升員工的業務能力，為醫院臨床治療提供優質信息支撐。

參考文獻：

[1]劉曉芳.圖書、情報、檔案一體化管理是醫院信息化發展的方向[J].西部醫學.2004（03）

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【關鍵詞】高校圖書館 檔案管理 檔案利用率 新思路

高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個重要組成部分，是保存高校圖書館各項工作和活動原始記錄的載體，它從高校圖書館成立之日起就開始積累，隨著圖書館的發展而發展，客觀真實地記錄著高校圖書館各個歷史時期的發展軌跡，對圖書館管理工作有較大的參考和利用價值。

高校圖書館檔案的特點

一般而言，高校圖書館檔案可分為文件、文書、設備等三個部分。這三個部分的檔案分別各有其特點。

文件檔案的特點。文件檔案是指由學校上級主管部門下發的關于圖書館日常工作以及管理方面的方針、政策以及法規性文件，包括中央、省級、學校上級主管部門的各種文件以及其他相關單位的上級文件。這些文件具有相對單一性、重要性、保密性的特點。同時，由于一些文件，如中央下發的文件的重要性，決定了文件檔案應該永久保存，具有保存時間長的特點。

文書檔案的特點。文書檔案來源于高校圖書館本身，是人們在圖書館開展的日常工作和舉辦的各種日常活動中形成，并為一定目的保存下來的各種不同載體的文件材料。如會議記錄、會議決定、人事材料、財產登記本、重要電話記錄、收發電文、珍貴照片、錄音帶以及具有保留價值的各種文稿等。高校圖書館文書檔案具有以下一些特點：1、內容豐富。文書檔案內容包羅萬象，既有圖書館的人事、財務以及文件等日常工作檔案，還包括圖書館的文獻采購、文獻典藏、情報交流、課題跟蹤、讀者信息以及借閱登記內容等業務工作檔案。2、保存時間長。如圖書館的各項業務檔案就屬于永久性保存檔案。3、時間性強。一些文書檔案具有一定的時效性，如高校圖書館向上級單位報送的請示、匯報以及報告等文件，必須在規定的時間內上報，或者在較快的時間內完成報批，須以不耽誤工作為原則。

設備檔案的特點。所謂設備檔案，是指各類設備、儀器等圖書館固定資產在購買、安裝、使用、管理、維護和保養、修理和淘汰、報廢等一系列過程中形成的應該歸檔的技術資料、記錄材料以及相關文件等。設備檔案是一種專業性較強的檔案，完善的設備檔案可以提供所購各項設備的詳細資料，能為高校圖書館每年的設備購置各項活動，如咨詢、計劃、論證、決策、使用、維修和統計以及效益分析、成本核算提供科學依據，提高固定資產購買的針對性，節約資金。設備檔案管理具有如下特點：一是設備種類多。既有計算機、通信設備，又有縮微設備、視聽設備；既有打印復印設備，又有掃描識別設備及裝訂設備；既有監測設備，又有控制設備等。這么多種類的設備，其檔案形成也必然帶來復雜性。二是科技含量高，管理難度大。由于高校圖書館工作的復雜性，各類設備較多，有電子設備、機械設備，也有機電結合設備、光、磁、機、電結合設備等。這些設備涉及電子、計算機、機械、通信、光學、控制等多個學科的技術，因此，其檔案的形成過程科技含量較高，對于非專業人士的檔案管理員來說，在管理的過程中也會遇到一定的困難。

高校圖書館檔案信息的作用

對讀者開展宣傳和教育的重要教材。高校圖書館的檔案資料來源于圖書館在教學、科研、管理以及服務等各項工作，廣大讀者可以通過這些檔案信息了解整個圖書館的情況，是全面向讀者推薦圖書館的第一手資料，也是向讀者開展宣傳教育活動的重要教材。首先，圖書館的各種讀者數據、館藏數據、管理數據能多方位向讀者展示圖書館的具體館情和發展概況，使讀者對圖書館有一個全面的了解；其次，人員、部門簡介以及各項規章制度等則引導讀者科學利用圖書館的各項資源，提高讀者利用圖書館資源的效率；最后，現代化的服務方式和各項管理目標、方法、效果，以及豐富的館藏資料、多種利用手段如音像、3D技術、電子書以及常規閱覽和外借等，都能有效地激發讀者利用圖書館資源的欲望和熱情。

領導決策的參考依據。完整的檔案資料可以為領導決策提供很多信息。首先，高校圖書館領導在工作中需要了解館內的工作情況和一些有關圖書館發展的數據時，可參考館內保存的檔案材料；其次，學校領導想要了解學生的讀書喜好，掌握學生的學習動態，也可以通過參考圖書館保存的學生借閱方面的檔案來獲取一定的信息；再次，每一屆新上任的圖書館領導都可通過查閱檔案資料而較快熟悉本館的基本情況，從而順利地開展工作。同時，針對舊有管理制度的問題提出建議，不斷完善圖書館各項規章制度。總之，由于高校圖書館檔案在日常工作中不斷得到豐富和充實，保存了圖書館的重要文件，記錄了圖書館重大發展事件，這為學校和圖書館領導進行相關決策、制定計劃和總結工作提供了可靠的依據。

做好圖書館服務、提高工作效率的依據。隨著時代的發展，高校圖書館的工作內容也發生著變化，其中，為廣大讀者提供優質的服務是當前圖書館工作的一項重要內容，也是未來高校圖書館的重點發展方向。其中，圖書館的檔案管理對做好服務工作有非常重要的作用。檔案管理工作的主要任務就是將圖書館的每一份重要文件、每一項重要工作和活動真實、完整地記錄在案并妥善管理。在對高校圖書館服務工作的探索過程中，檔案管理人員完整地收集并記錄服務工作發展過程的重要文件資料，如服務工作思路、組織情況、經驗和教訓等。這些資料可以為圖書館改進服務質量提供可靠的信息價值。

是高校文化建設的需要。檔案是一個學校文化建設的歷史記憶，是傳承學校歷史文明的重要載體。圖書館作為高校非常重要的一個部分，作為學校的文化發展和展示窗口，是信息和知識的集散地。因此，高校圖書館檔案建設具有重要的文化價值，對高校文化建設發展有著很重要的意義，同時也是是國家和民族文化建設的重要組成部分。

圖書館人力資源建設的依據。人才建設是高校圖書館發展和建設的第一要素，提高人才素質是推進圖書館發展的重要動力。高校圖書館檔案信息資料包含館內詳細的人事檔案，能全面反映圖書館的人才構成狀況、圖書館工作人員的知識和業務水平、工作能力以及圖書館的人事管理狀況等，是圖書館開展人力資源建設，如制定人才培養計劃、開展工作人員業務培訓、對工作人員進行專業職稱考評等工作的重要依據。此外，對新到圖書館的工作人員來說，閱讀館內檔案信息是其盡快熟悉本館工作環境的重要途徑之一。這些信息可以幫助他們了解館內人員構成情況，及早進入較好的工作狀態。

高校圖書館檔案管理工作的現狀

目前我國高校圖書館檔案工作仍然普遍存在一些問題。

檔案管理意識淡薄。由于思想認識上的偏差，許多高校領導對高校圖書館的檔案工作不夠重視，圖書館工作人員包括部分館領導在內也還沒有充分認識到圖書館檔案的重要性，認為檔案管理工作可有可無，因而缺乏搜集整理檔案的主動性，不注重對檔案的管理工作。當然這種觀點是非常錯誤的。檔案是一個部門完整地存在的重要依據，圖書館檔案是圖書館日常工作和活動中形成的珍貴信息資料，也是圖書館工作成果的綜合反映，應該完整收集和科學管理。

檔案管理制度不健全。長期以來，由于高校圖書館檔案管理意識薄弱，很多圖書館還沒有將檔案管理工作作為一項基礎工作，沒有制定完整的收集和管理制度，導致很多高校圖書館出現了檔案殘缺不全，管理混亂的局面，如一些重要檔案存在斷檔或者缺檔的現象，檔案的存放混亂不堪，缺乏系統性和完整性；管理人員對所收集到的檔案沒有及時進行分類、編目等整理，更沒有進行二、三次檔案文獻的加工，使檔案資源不成體系，給讀者的查找和利用帶來的一定的困難，降低了檔案利用率；對檔案的借出和還回沒有實行嚴格的登記制度，造成檔案的流失。

檔案管理人員業務水平不高。目前，很多高校圖書館檔案人員大多是兼職，沒有專業的檔案管理知識，也缺乏計算機等方面的知識。更多的時候，他們只是做好登記、整理、保管等一般性的管理工作，而對有一定技術水平要求的檔案信息化管理則不能適應，因此，當前的檔案管理人員的業務水平已越來越不能滿足檔案現代化管理的需求。

館藏檔案結構不合理。從檔案種類結構來看，目前許多高校圖書館的館藏文書檔案所占比重較大，而以業務檔案為主的特色檔案相對較少，亟待豐富；從檔案載體來看，紙質檔案所占比重較大，其他載體如電子檔案的種類和數量相對較少。從目前的檔案管理發展趨勢來看，這樣的館藏檔案內容和結構完全無法適應圖書館的業務發展和信息化社會的需要。

缺乏對檔案價值的科學鑒定。圖書館檔案的價值有大小之分，在管理過程中應該給予科學鑒定，區分對待。但是，目前很多高校圖書館沒有做到這一點。無論檔案的真偽、重要性程度和價值大小，均長期存放在一起，而沒有通過必要的鑒定程序來確定圖書館現有各類檔案資源的準確性、價值大小和保管期限，最終導致圖書館檔案文獻的不斷膨脹且日益混亂，給管理和利用帶來很大的困難。

檔案信息開發利用觀念薄弱。只有得到充分利用，才能體現出高校圖書館的檔案管理工作的價值。然而當前很多高校圖書館普遍存在著只重管理而輕利用的現象，使圖書館檔案資源的存在失去價值。重管理、輕開發的問題制約著檔案為高校圖書館發展和建設服務的各項功能的發揮，造成圖書館檔案資源的閑置和浪費，也浪費了檔案管理經費。

檔案管理的信息化步伐緩慢。目前，不少高校圖書館的檔案資源還是以單一的紙型文獻和傳統的管理模式為主，電子文獻發展緩慢，在信息化時代，已遠遠無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻資源的需求。而在一些已實現館藏文獻資源服務自動化的圖書館，其檔案文獻管理和利用手段卻沒有與圖書文獻信息資源的現代化開發同步，導致館內業務發展不平衡，給讀者帶來不便，也不利于提高圖書館形象。

優化高校圖書館檔案管理的新思路

針對高校圖書館檔案管理中存在的這些問題，筆者認為應該從以下幾個方面著手解決：

增強檔案管理意識。一定程度上說，圖書館檔案同館藏文獻資源一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有很大的參考作用，因此，上至高校領導、圖書館領導，下至圖書館檔案管理工作人員都應該重新認識檔案管理工作，從思想上高度重視這項工作。在獲得領導認同的基礎上，逐步將圖書館檔案管理工作規范化。筆者認為，確定固定的檔案管理員負責全館檔案管理十分重要，這是做好圖書館檔案管理工作的基礎環節。

健全檔案管理制度。高校圖書館檔案管理業務包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統計、檔案利用等八個具體環節。如此眾多的環節，如不制定具體的規章制度給予規范，將會使檔案管理工作陷入混亂。因此，為了能使檔案管理工作有序開展，就必須建立一套完整的行之有效的管理制度，這是圖書館做好檔案管理工作的必要手段，也是前提條件。

提高檔案管理人員的素質。首先，選擇優秀的檔案管理人員。最好選用事業心強、并有較高學歷的人才，具有檔案專業學歷的人才更好。檔案人員一經落實，應保持相對穩定，不要隨意變動，有利于保持檔案管理工作的穩定性和持續性。其次，為使管理水平跟上不斷發展變化的檔案管理工作新形勢，應該不定期對檔案管理人員進行必要的檔案管理專業培訓，讓他們學習新知識、新技術。第三，傳統的管理方式已不能適應現代檔案管理的要求，因此，檔案管理人員要更新觀念，積極掌握計算機和網絡應用技術，以適應檔案電子化和檔案管理工作現代化的發展趨勢。第四，高校檔案管理工作是一項嚴肅的工作，一些檔案有非常重要的意義，因此不可忽視對管理人員的思想政治方面的教育，提高其政治覺悟，全面提高綜合素質。

優化檔案結構。一方面，高校圖書館應當重視歷史性檔案資料的收集與整理，這部分檔案是以文字形式直接記錄高校圖書館重要活動、重大事件的文字材料，對圖書館的發展具有十分重要的歷史和紀念意義。這部分材料由于較為分散、零碎，較難收集和整理，容易被忽視，需要在日常工作中持續關注。另一方面，圖書館檔案工作還應重視非文字資料，如實物、音像、電子檔案的收集與整理。這類檔案資料較之文字資料更生動、更具體、更真實，是比較有價值的佐證資料。根據當前媒介多樣化的特點，應該將電子文字、音像、照片、光盤、獎杯、獎狀等形式的歸檔作為檔案工作的重點。這部分檔案是高校圖書館檔案完整性、系統性的重要保證。

科學鑒定檔案。對需要歸檔的檔案進行逐一鑒定，區別不同檔案的性質和價值，然后根據檔案的重要程度和價值大小進行檔案歸檔，這樣才能使檔案存放科學合理，節省存放空間，節約管理費用，同時也便于檔案的查找、開發和利用。

充分開發利用檔案信息。檔案的開發和利用是高校圖書館檔案管理工作的最終目的和歸屬，只有讓檔案信息資源得到充分利用，圖書館檔案才有存在的價值，檔案管理工作才有意義。在開發利用方面，檔案人員應做到以下幾點：一是檔案管理人員應積極配合高校及館內領導決策，根據工作需要及時準確提供相應的檔案資料，為圖書館發展做好服務，實現檔案價值；二是做好宣傳推廣工作，提高檔案信息利用率。傳統的重藏輕用思想很大程度上制約著圖書館檔案作用的有效發揮。因此，應該更新管理觀念，加強對圖書館檔案作用的宣傳，使讀者們正確認識到圖書館檔案的價值和意義，提高檔案的利用機會。

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一、館檔案管理現狀

余杭圖書館自成立以來有著近幾十年的歷史，圖書館檔案資源非常豐富，主要涉及了人事檔案，業務檔案等多個方面的積累，但同時這也為檔案管理帶來了一定的麻煩。面對數量如此巨大的檔案信息，其管理工作早已經被領導所重視和關注，一是制定了相關的規章制度對歸檔范圍、歸檔時間、檔案移交、檔案整理細則及檔案保管與利用等工作作出了明確的規定，全館形成了一套完整的檔案管理程序。二是我館積極引進了相關檔案管理工作方面的人才，并對其進行相關業務能力的擴張培訓。三是合理的檔案管理模式，形成了圖書館副館長統籌，以部門副主任為主導，綜合檔案室專職檔案員負責，部門兼職檔案員輔助管理的網絡的分級管理責任制，將檔案管理落實到人，層層負責。四是提升檔案管理人員的業務能力，加強培訓，并加快建設數字化檔案管理，提高檔案管理效率。

（一）檔案分類情況。經過多年的檔案管理工作的探索，我館不管是在檔案數量和檔案質量上都有所提高。目前我館檔案分為文書檔案、聲像檔案（光盤、照片）和實物檔案（贈品、獎狀等）三大類。其中文書檔案和圖片檔案按照現行的《杭州市檔案管理條例》進行分類編目管理，并對相關重大活動設立了專卷，光盤檔案和實物檔案管理起步較晚，因此入藏量還較少，目前主要按年份保管期限劃分。

（二）電子檔案歸檔情況。電子檔案是隨著數字技術的發展應運而生的，它有著收集簡單、存儲方便、便于分類等特點廣泛運用于現代的檔案管理方面。目前，我國很多圖書館的檔案管理一般采取“雙軌制”，即機構文件在進入運轉程序時就形成電子文件和紙質文件兩種版本，然后管理人員在對兩種版本進行分類整理，形成檔案的雙套歸檔。我館目前現行的電子歸檔辦法就是“制”，并且歸檔時會在紙質檔案的卷內目錄備注項中注明相應的電子文件的存址，便于查找。

（三）檔案備份情況。歸檔備份能有效的避免文件、紀錄、照片等大量信息因為計算機原因而丟失，目前檔案除保存在檔案員進行日常檔案管理的電腦上和相應的電子存儲設備上，同時將檔案內容定期刻錄成光盤作為光盤檔案進行保存，以確保檔案資料保存萬無一失。

二、檔案管理存在的不足

雖然我館正在不斷的建設現代檔案管理模式，并取得了一定的成果，但是在日常工作中也存在著不足，需要我們認真對待。

（一）檔案管理工作的評價體系不完善。檔案管理工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要。檔案管理工作的評價體系是衡量檔案管理人員在檔案歸檔，收集，反饋等工作質量的一個標準，它既可以調動管理人員的工作積極性，又是科學合理管理模式的重要組成部分，檔案管理工作的評價體系建設應該結合電子檔案和紙質檔案兩個方面來進行考慮，并補充一定的獎勵機制。不過在這些方面我館工作還不夠完善。

（二）圖書館檔案數字化建設。雖然目前我館實現了檔案目錄的計算機著錄及部分紙質檔案電子稿的歸檔保存，但是在數字化擴張上還有所不足，比如沒有很好的將一些有特色可開放、保管期限較長的檔案公開化，數字化管理不僅僅在于保存，還在于其數字化傳播的運用。

三、檔案管理中問題的解決

現代社會已經被數字化和信息化所覆蓋，在現代檔案管理工作中，數字化檔案管理顯的尤為重要，這不僅僅在于可以提高工作效率，還在于其對工作的衍生幫助上。我館已經有了相對健全的管理模式和管理程序，工作人員對自己工作的范圍和目標也就有了一定的了解，加大數字化檔案管理的建設，以此來解決工作中存在的不足是相當有意義的。

（一）形成系統的工作評價體系。數字化檔案管理會通過網絡或者計算機的工作都會非常直觀的表現出來，比如對于一份檔案有沒有歸檔、備份，有沒有進行合理的篩選，這些都會直接呈現出來。可以說現代員工通過對數字化和現代化的知識培訓，大多數人對于數字化檔案管理的基本工作都有了一定的了解，問題在于如何保持員工的工作積極性。

專人有專事，專事有專責，當員工依靠數字化設備對自己負責的信息進行了整理和歸檔之后會形成一個有效的數據，上級負責人可根據全體員工的實際工作情況設立“優、良、差”的工作分級標準，參考依據可以分為對工作質量的參考，比如對于紙質檔案可以從檔案是否及時收檔、裝訂是否整齊、分類是否明確、每卷有目錄是否完整、立卷是否準確、檔案是否全面等，對于數字檔案除了上述要求外還可以綜合考慮對電子檔案業務掌握程度的考核、對出現機器規章時應變能力的考核等等，當然這些考核依據都有從實際出發，充分考慮到每一個員工的基本情況，比如一些年齡大的員工對數字設備學習慢，接受能力差等等，從具體環境中出發，設立一定的獎勵措施依靠數字化帶來的便利，提高員工工作的積極性和創新性，應變能力，杜絕消極怠工現象的出現，扭轉社會對于圖書館檔案管理工作的錯誤認知。

（二）圖書館業務檔案細節管理。細節注定成敗，圖書館業務檔案管理應注意以下幾點：（1）對于紙質業務檔案管理，應統一檔案用紙與書寫要求和規范，及時修復破損檔案，編制有個性和統一的讀者活動資料填寫格式。（2）對圖書館檔案內容，進行規范化的檢索標識，對一些常規性的文檔應規定統一的標題或著錄統一的檢索關鍵詞，（3）對業務統計資料的統計項目加以形式和內涵上的界定（4）案卷編排要明確歸檔時間，同一年度內再按業務部門或問題排列，一般合同、協議按簽訂年歸檔，不同年度的業務活動統一歸入辦結年。

（三）數字化檔案管理發展的原則。對于數字化檔案管理工作首先要對檔案信息有著鑒選能力，對具有較高利用價值的檔

案，對形成時間早、破損嚴重的檔案，對圖書館自身形成的檔案要有限選擇。其次在數字化檔案管理系統構建中，要有專門的小組研究制定檔案數字化的近期和遠期目標，并進行監督實施。然后是制定科學的、嚴謹的、符合實際需要的管理規章制度，特別是電子文檔的安全管理制度。最后是構建具有平滑升級能力、高可靠性、良好性能的信息技術支撐系統，實現檔案信息資源共享。

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隨著我國社會經濟不斷的發展，我國對于其檔案的重視，也在不斷的提高；檔案，不僅是圖書館的關鍵文獻，同時也是圖書館的重要信息，它是圖書館的各項資的真實、全面記載，對此只有積極的做好圖書館檔案管理工作，才能更好的促進圖書館工作的穩定運行。但是針對于我國部分圖書館的檔案管理，常受到方法等方面的影響，使其檔案管理工作，顯著的降低；對此本文就圖書館檔案管理創新，結合其圖書館檔案管理的重要性等方面進行分析，希望對于我國圖書館的發展，有著積極促進的意義。

關鍵詞：

圖書館；檔案；檔案管理；創新方法

圖書館檔案，是圖書館系統的寶貴財富，與其圖書館的運營，有著直接的關系。圖書館檔案，同時也是其工作、工作人員審核的依據。直接影響著圖書館工作總結、計劃制定、圖書館運作、讀者工作的正常開展等，自身具備一定的參考價值。隨著我國科學技術的不斷發展，圖書館檔案管理，也逐漸的向著信息化、智能化管理方向發展，對此其檔案，作為信息控制系統，更需要多種部門的材料匯集，對此加強此方面的研究，有效的促進檔案管理、建設，是非常有必要的。

一、圖書館檔案管理的重要性

圖書館檔案，主要是指介于圖書館多種工作、活動的展開，其中產生具有查閱利用價值，以及被歸檔儲存的資料，是圖書館系統的價值財富，對于其圖書館工作的持續、穩定運行，有著直接的影響。同時隨著科學技術的不斷發展，圖書館檔案管理，也面臨著改革和創新，從而有效的提高圖書館檔案管理的工作質量、效率。其圖書館檔案管理，在現實生活的作用，包括以下幾方面的內容：第一、歷史價值。檔案能夠被長期的保存,供社會活動的應用，主要是因為其承載了一定的歷史價值，具有特有的作用。針對于圖書館范圍分析,科學檔案管理系統的建立,不僅是社會發展的需要,同時也是科學評價的依據,因為檔案的應用，能夠對于圖書館多年來的發展，進行準確、生動地反映。第二、科學依據。圖書館檔案，是其科學管理、工作以往經驗借鑒的依據。使其靜態信息，在長期的積累中,具有一定的原始性、可操作性、可靠性,是管理者主要的參考資料,對其圖書館科學管理，有一定的推動作用,可為專家評價、領導決策，提供一定的資料依據。第三、參考依據。圖書館檔案，也記載了不同工作人員，工作情況、成果、經驗、教訓,歸納在保管在圖書館辦公室,若是回朔建庫,可以為其圖書館的建設，提供一定的參考依據。第四、更新數據。圖書館發展，不僅是推進式的，同時也是有規律的,通過歷史的記錄，可為后人提供依據；像圖書館新簡介的編寫,可以通過往年的簡介檔案進行參考,然后在根據實際，增加新增數據、事實,使新館員了解圖書館的沿革,更好的展開工作。

二、圖書館檔案管理的主要內容

1.管理檔案。

從總體上來看，圖書館中的管理檔案主要包括了以下幾種類別：①圖書經費檔案：指的是圖書館中所有經費的數量、來源、去向、增減情況等；②財產檔案：指的是圖書館中每一項財產的名稱、數量、放置位置和變化情況等；③人事檔案：指的是在圖書館中工作的全部人員的姓名、年齡、性別、學歷、職稱、工資等各方面的內容；④文書檔案：泛指與圖書館實現往來的全部相關文件。

2.業務檔案。

對圖書館中的業務檔案進行分類，主要可以分為以下幾種類別：①文獻采購檔案：指圖書館中在外所采購的各種類別文獻資料的名稱、價格、數量和途徑等；②文獻典藏檔案：指在圖書館內部所典藏的各種文獻資料的名稱、數量、保存處所、來源渠道和變化情況等；③讀者檔案：包括對讀者的姓名、年齡、性別、職業等各種信息的記錄；④借閱檔案：圖書館中各種文獻資料被借閱的情況，如文獻的名稱、數量、類別、借閱和返還時間等；⑤情報交流檔案：指的是圖書館和其他單位所交換的所有情報內容的種類、數量等基本情況；⑥課題跟蹤檔案：對圖書館中所有研究課題的名稱、內容、進展和報告等內容的記錄。

三、圖書館檔案管理的創新方法

1.更新管理理念。

要想對圖書館檔案管理工作進行創新，首先應該具有積極的創新理念，為管理工作的開展提供思想支持，因此，圖書館的檔案管理人員應該對自身的管理理念實現不斷的更新，并且要正確的認識到檔案管理工作的很總要性，將檔案看作是與文獻資料相同的寶貴的資源，為檔案管理工作的開展奠定良好的基礎。

2.完善管理制度。

在樹立正確的管理理念的同時，還應該針對圖書館檔案管理工作建立起與之相適應的一套管理制度，強化對相關政策的實施，對檔案管理工作的開展起到一定的約束和規范。在對圖書館檔案進行管理的過程當中，還應該保證各個工作人員之間的明確分工，將各自的責任予以確定，對具體的工作進行詳細的分配和安排，同時還要對檔案管理工作人員具體工作的開展實現嚴格的監督。另外，還要建立起獎懲制度，對檔案管理人員的工作情況進行定期的考察，根據其實際的完成情況進行客觀的評價，并合理的分配工資和獎金等，從而極大程度的提高檔案管理人員的工作積極性和效率。

3.提高人員素質。

就目前而言，我國絕大多數的圖書館檔案管理從業者都缺乏較高的專業素養，文化程度普遍不高，只有很少一部分管理人員是對口專業畢業，非對口專業畢業的人較多。這部分群體經過一段時間工作后，雖然掌握了一些圖書館檔案管理知識和技能，依然缺乏系統和完整的知識理論。檔案管理看似簡單，但是要想成為一名優秀、合格的檔案管理者，必須具備系統性、完整性的知識理論，嫻熟的的業務能力，高超的專業素養，嚴格的紀律素質，正確的政治理念。所以，圖書館要注重檔案管理人員職業教育與培訓工作，采用長期和短期相結合昂方式，把理論知識和業務能力結合起來，全力提高管理人員的綜合從業能力。同時，通過教學培訓讓管理人員認識到檔案管理工作的重要性，認清自身責任，并認真履行自身的工作職責。此外，檔案管理人員應樹立自我發展意識，不斷學習與更新檔案管理理論知識和業務能力，促進自身綜合素養的全面提高，盡心盡力、盡職盡責的完成工作，以提高檔案管理效率和質量。人員素質的提高是一項長期工作，圖書館全體員工應當共同努力，同心同力的進行這一工作，才能從整體上促進全體從業人員素質的全面提升。

4.利用信息技術。

信息時代的帶來為人類社會帶來了巨大變化，促進了傳統管理理念和方式的革新。在信息時代下，檔案管理信息化建設已經成為檔案管理發展的必然趨勢，這就需要加強信息技術利用。在過去，圖書館檔案管理以文字、照片、表格、錄像等為主，這些傳統的管理形式已經難以滿足現代化管理需要，必須利用計算機等現代化技術來創新管理形式，形成新的管理工具，簡化檔案管理程序，提高檔案管理成效。比如，利用計算機數據庫軟件進行檔案收集整理、查詢、利用等工作，使業務操作更科技化，不僅可以減少人為失誤，還可以提高管理成效。

四、結語

總之，檔案管理是圖書館管理的一項工作，不僅影響著檔案管理與利用質量，對圖書館的運行和發展也有著重要影響。為此，圖書館必須高度重視檔案管理工作，通過文中提及的相關推動檔案管理方式創新與完善，高效率、高質量的完成檔案管理工作，以提高圖書館工作能力和水平。

作者：林英 單位：寧德市圖書館

參考文獻：

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[3]劉航.公共圖書館服務的“市場化”問題及應對策略研究[J].現代交際.2016(02).

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【關鍵詞】檔案管理　高校圖書館　傳統模式　現代模式　雙軌制模式

高校圖書館檔案是圖書館在開展各項業務活動中形成的，是反映圖書館業務活動情況和歷史發展的原始記錄，是總結經驗、制訂計劃、探索規律、進行科學決策的重要參考依據。圖書館的檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，也是圖書館工作不可分割的一部分。隨著高校的擴招，圖書館作為高校的重要機構，也在不斷的發展壯大。各高校圖書館藏書數量不斷增多，而且大學生對館內圖書利用率也不斷增加，館內借閱圖書次數快速增長，為提高高校圖書館檔案管理的效率，本文提出了一種將圖書館檔案管理的傳統模式和現代模式相結合的雙軌制管理模式，使圖書館檔案管理工作更加科學化和規范化。

一、圖書館檔案管理的傳統模式

傳統的圖書館檔案管理，是以紙質文件為物質基礎建立起的一整套完整檔案管理體系。“原始記錄性”是檔案的本質屬性，即圖書館在實際工作中展開各項活動產生的原始記錄，是伴隨圖書館事業發展而形成的客觀真實的材料。如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其他信息，而具有法律憑證的作用。

1.紙質文檔的整理和歸檔

根據不同高校學科類型和研究側重領域的不同以及圖書檔案館的層次，應建立起一套能夠體現本高校自身研究特色又同時與圖書檔案館規模相匹配的高校圖書館文件材料歸檔制度，由專門的檔案技術人員負責，將工作中所形成的各種文件材料收集齊全，整理、立卷、歸檔。

2.紙質文檔的維護和保管

首先是要保證紙質檔案的安全性和完整性，檔案管理人員應按照檔案管理的要求，做到防火、防光、防潮、防盜、防損、防蛀蟲、防丟失、防有害氣體侵蝕和防止機械磨損，以最大限度地延長檔案壽命。為了進行有效的維護保管工作，需要將圖書館檔案分為永久、長期、短期保存三種。反應圖書館主要職能活動和基本歷史面貌的，對本館和本學校健康發展及研究有長遠利用價值的檔案，應劃為永久保存；反映本館一般工作活動，在較長時間內對本館工作有參考價值的檔案劃歸為長期保存；在較短時間內對本館有參考利用價值的文件材料應劃歸為短期保存。短期保存的檔案期滿后應進行鑒定，如需延長，可繼續延長，不需要延長保管期限的應報經上級有關部門批準后再銷毀。

以上是傳統的圖書館檔案管理模式，傳統模式之所以廣泛應用于各個高校并能在檔案管理實現電子化大趨勢的氛圍中仍存在一席之地，就是因為它具有電子文檔所無法具備的“原始特征”。

二、圖書館檔案管理的現代模式

隨著科學技術的快速發展，信息化和數字化管理技術是高校圖書館檔案管理發展的主要方向和目標。利用計算機和網絡技術來輔助高校圖書館檔案管理工作已成為高校圖書館檔案管理信息化的必然趨勢。計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術、先進的設備可以大大提高圖書館檔案立卷、歸檔的工作效率，實行檔案數字化管理后，便于圖書館檔案管理人員開展檔案查找、咨詢工作，提高檔案管理工作人員的辦事效率和工作水平。另外，這樣可以提高圖書館檔案的文獻質量，進一步的開發利用圖書館檔案資源并對圖書館檔案管理機制進行創新。

進行高校圖書館檔案數字化管理的建設途徑，首先是建立開放檔案用戶目錄數據庫，在校園內網或經授權的信息因特網上供人隨意查詢。第二步是建立圖書館檔案指南資料庫，以便使那些進入數字檔案系統的檔案通過該數據庫的引導，在讀者查閱中實現自身的利用價值。第三步是建立原文影像資源庫，它與開放檔案用戶目錄數據庫結合起來，以滿足人們在網上任意途徑檢索、查詢后閱讀原文的需求。最后建立史料匯編、專題文件匯編資料庫，提高了檔案的利用效率，減少了用戶檢索時間。

圖書館檔案管理的現代模式被各高校大量采用，并成為一種主流管理模式，它提高了管理人員的工作效率，降低了工作強度，并節省了大量的人力和物力。所以，在新時期該種管理模式也成為高校科學管理建設的重要內容，不斷的替代檔案管理的傳統模式和方法。

三、雙軌制模式的建立和完善

以紙質檔案為主體的傳統模式和以計算機網絡媒介的現代模式，在檔案管理工作中是相互依存發展的。傳統模式作為檔案信息的主要存儲介質至今依然行使著歷史使命，得到檔案工作者的廣泛認同；而后者是檔案科學管理的標志。兩種模式由于其不同屬性和特點，使得兩者互相依存，相互兼容，協調發展并長期存在。所以需要建立起一種傳統和現代并行的雙軌制管理模式，消除兩者之間在管理過程中的沖突，發揮各自的優勢。

“雙軌制管理模式”是指在文件生成和運轉過程中兩者共存，這是由于受當前技術、法律的制約，很難保證電子文件安全可靠，很難保證讓社會特別是司法界承認電子文件的法律效力。還需要以傳統模式為主要檔案體系，同時建立現代檔案系統――即兩者版本文件同步隨圖書館管理流程運轉。根據傳統模式中所建立的圖書檔案的三種保管期限的檔案類型。對紙質文件和電子版文件進行不同處理手段。對于短期保存的圖書館檔案文件，兩種檔案雙雙歸檔，檔案期滿后，如果紙質檔案銷毀，則電子文件成為“資料”后集中于檔案部門和信息技術部門。對于永久性保存和長期保存的檔案文件，應形成兩種類型的兩套檔案，并嘗試實現將計算機生成的電子文件轉換成紙質文件，用以“生效”，履行文件功能或是用以保存。總的來說，雙軌制管理模式是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的，保證傳統檔案管理模式不變的前提下，積極發揮傳統模式的不同社會屬性和功能。

檔案管理對于圖書館管理工作作用巨大，它不僅為圖書館統計分析工作奠定基礎，提出新觀點、新思路，引導圖書館服務工作重點的轉移，使圖書館的業務工作穩步有序地向前發展；同時也是圖書館人力資源建設，為館領導決策任用、選拔、培養干部及進行機構的崗位設置提供準確、翔實的依據。

所以，應根據檔案管理中傳統模式和現代模式各自的優勢和不足。形成高校圖書館檔案管理的“雙軌制管理模式”。提高圖書館檔案管理效率，滿足高校擴招和發展過程中圖書館的作用和功能。

參考文獻：

[1]潘涌，高校圖書館數字化檔案管理的探索[J]，中國成人教育，2008，(11).

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【關鍵詞】工程設計；圖紙檔案管理；數字化管理

工程設計圖紙是工程設計人員與施工者最為重要的交流手段，它是設計者思維想法的結晶，是設計者與施工者溝通的橋梁，是工程公司重要知識財富，立足之本，競爭之器。充分分析工程設計圖紙檔案的特點，高效進行圖紙檔案管理，更好的為設計人提供服務、為企業生產提供支持，具有非常重要的意義。中冶京誠公司作為知識密集型企業，多年來非常重視圖紙檔案管理與再利用，并隨著計算機技術的發展，逐步建立起了一套成熟的圖紙檔案數字化管理模式，本文基于中冶京誠公司圖紙檔案多年來管理實踐，介紹了工程設計圖紙檔案的特點，并根據自主摸索的圖紙檔案管理體系建設思路，對圖紙檔案數字化管理的方向進行了分析與展望，為工程公司圖紙檔案管理體系建設提供一定的借鑒。

1工程設計圖紙檔案的特點

傳統的工程設計圖紙檔案的保存具有一定的困難性，但是在發展過程中又需要借鑒前人優秀設計，所以再艱難的情況，也要保證檔案的保存，在此基礎上，工程設計圖紙檔案存在以下的特點。

1.1專業性

工程設計圖紙是根據建設工程的需要而設計的，在工程設計圖紙中有不同的需求，每一種需求都是要不同的專業設計，在共同約定的條件下相互聯系，構成了一套完整的設計圖。在工程設計圖紙的保管過程中，需要進行系統的分類，必須能夠按照項目、專業進行篩分。擁有專業性知識又愿意做檔案管理工作的人員十分的少，這導致了檔案管理的困難與問題。

1.2通用性和重復利用性

在實際生活中，我們看到的每一處景色似乎都不一樣，但是它們存在著共同處。在設計中，雖然存在著千千萬萬的對象需要設計，但是在許多方面，它們存在著共同處，存在一定的通用性。通過參考已經完成的優秀設計，可以避免重復勞動，利用已經設計好的圖紙，可以加快設計的速度，縮短了設計的周期，提高了工作的效率，大大的降低了設計成本。

1.3數量多

工程設計圖紙是以一個工程項目為單位，從可行性研究開始到工程竣工結束，中間要進行大量的設計，最終所設計出來的圖紙數量非常多，并且，每年的工程設計圖紙數量在逐年增多，是其他類檔案無法相比的，這些龐大的工程設計圖紙的保存對于圖紙檔案管理人員是一個十分嚴峻的問題。

2工程設計圖紙檔案數字化管理的優點

數字化管理能夠有效地解決傳統保存方式的弊端，它是人類社會進步的一個體現，相對于傳統方法，數字化管理有著以下的特點。2.1可以對工程設計圖紙進行長時間保存由于工程設計圖紙的特點，我們不難發現，紙質工程設計圖紙在保存過程中的使用，會使圖紙變臟，容易損壞，導致內容不清楚。在信息時代，我們可以將工程設計圖紙進行數字化，保存在存儲介質當中，保證工程設計圖紙檔案的長期保存，這將極大地減少紙質文檔的使用，同時也可以解決紙質文檔難以保存的問題。2.2提升了工程設計圖紙的管理能力工程設計圖紙存在數量大、類別多、專業性強的顯著特點，在以前的紙質化管理當中，如何對數量龐大的工程設計圖紙進行分門別類是個難題。（1）需要大量的人員對圖紙進行管理；（2）需要管理者具有專業知識進行分類；（3）需要一個龐大的庫房對文檔進行保存。這些問題在工程設計圖紙進行數字化后都能有效的解決，對于數字化以后的圖紙信息，工作人員只需在計算機中進行管理。成熟的計算機技術能夠在存儲介質中保管大量的信息，并具有比紙質更高的安全性，保存時間也能夠大大的延長。上傳者在上傳過程中，添加好圖紙的屬性類別，管理者就能很簡單的對圖紙進行分類查詢，這些都將極大地減少工程設計圖紙保管的費用與精力。

2.3工程設計圖紙能夠進行快捷的網絡應用

在現在的網絡中，我們可以快速地了解到天南地北的事情，這一點對于工程設計圖紙同樣的適用。公司如果建立一個服務器，將工程設計圖紙保存在服務器中，在異地的其他成員只要有相應的權限，就可以通過網絡連接公司的服務器，在任何地方都可以快速的查詢到所需要的圖紙及資料，使各個地方的設計人員不再受到時間與空間的限制，極大地提高了工程設計圖紙的檢索效率。同樣，各個地方的設計人員也可以通過網絡，將自己的工程設計圖紙快速的傳輸到公司的服務器中，方便快捷的解決了資料庫擴充的問題。工程設計圖紙網絡化應用示意圖如圖1所示。

2.4加強了工程設計圖紙的變更管理

在施工過程中經常會出現對圖紙的修改、補充或直接替換，這是設計圖紙難以避免的問題。基于圖紙檔案數字化網絡管理，設計者在異地可以直接遠程對存儲在服務器端的圖紙進行及時的修改，修改日志和不同圖紙版本都會自動保存，解決了現場圖紙變更不可控這一難題，確保了終版圖的留存。2.5工程設計圖紙數字化能夠帶來潛在經濟效益對工程設計圖紙進行數字化能夠方便設計者對前人設計的優秀作品快速的查閱，方便快捷的交出一份優秀的設計圖紙，提高設計的質量。一份優秀的工程設計圖紙，能夠在保證工程質量的前提下，用最少投資，建造出最優秀的工程建筑，滿足用戶的需求。工程建設的投入非常龐大，建造出一個優秀的工程，對于國家經濟發展具有非常重要的意義。

3工程設計圖紙檔案數字化管理的實現方法

3.1提供工程設計圖紙檔案數字化需要的硬件設備

工程設計圖紙檔案數字化需要的硬件設備是數字化管理的基礎保障，包括了圖紙掃描儀、計算機、服務器、網絡設備和存儲設備等。

3.2提供工程設計圖紙檔案管理軟件

圖紙檔案管理軟件是圖紙檔案數字化管理的必備工具，可從專業性、安全性、擴展性等方面進行選型。中冶京誠公司工程圖檔管理系統是一個基于SQLServer數據庫平臺的綜合性檔案管理軟件，基于客戶端操作便捷、系統維護及數據安全性等方面的考慮，系統采用了標準的Client/Server結構與Browser/Server結構相結合的架構形式，系統共分為六個模塊：檔案管理模塊、系統設置模塊、庫體安裝模塊、升級管理模塊、安全管理模塊和Web查詢模塊，系統功能結構如圖2所示。

3.3錄入往年工程設計圖紙檔案

錄入往年的工程設計圖紙檔案是所有步驟中最為繁瑣的一步，它的任務量取決于公司往年保存的工程設計圖紙的數量與完整性。想要完成這一步需要大量的人員對往年的檔案進行錄入，并且必須保證錄入的速度遠遠的大于每日工程設計圖紙檔案的增加量，否則將大大的增加這項工作的時長。這一項工作可以通過網絡來解決，可以將任務分散化，通過龐大的互聯網絡，交給有一定技術的人員進行錄入，然后通過多級管理人員進行審核收集，返回給公司，就能較為快速的解決問題。

3.4建立一個完整的管理體系

雖然數字化管理能夠大幅度的節約人力與資源成本，但是它仍然需要專人進行系統化的管理。它包括了工程設計圖紙審核人員、硬件設備維護人員、信息網絡管理人員和圖紙檔案管理人員等。

3.5培養專業圖紙檔案管理人才

工程設計圖紙檔案數字化管理模式與以往傳統的簡單存、取模式已大為不同，對檔案管理人員的要求越來越高，需要檔案管理人員具備一定的專業知識和高水平的計算機應用能力，因此需要培養專業圖紙檔案管理人才，加強其業務和計算機操控能力，同時還應培訓他們掌握一定的管理知識，熟悉企業圖紙檔案管理方式和流程，甚至能夠在圖紙檔案數字化管理方向提供更合理、更高效的管理提升意見。由此可見，數字化檔案管理的藍圖規劃和設計者，應該是專業的圖紙檔案管理人才。

4工程設計圖紙檔案數字化管理發展方向

4.1數字化管理的業務一體化能力

隨著信息技術的進步，單一圖紙檔案管理系統將無法滿足企業高效生產的要求，與業務相結合，建立統一協同工作平臺，將貫穿于項目生命周期中所有信息檔案進行集中、有效管理，實現從設計，經審核，到出版的全過程數字化信息檔案的管理，是工程設計圖紙檔案數字化管理的趨勢，只有實現設計、檔案管理業務一體化，避免中間過程的人工操作，才能夠做到真正的知識產品歸集管理，降低企業的知識成果外泄風險。

4.2數字化管理的決策能力

數字化管理能夠從根本上判別圖紙的有效性，在未來的龐大數據庫中，計算機能夠從各種信息中構建設計圖紙中的設計方案，通過龐大的計算能力計算出設計圖紙中的不足部分，評判設計圖紙的有效性。從而盡早一步的認識到工程建設中需要更改的部分，這將極大地有利于減少在工程建設中遇見的問題。

4.3企業的國際交流能力

在經濟發展的現在，與國際的接軌無法避免，通過與國外知識的交流，可以擴大企業的能力，有助于世界的發展。通過網絡，我們能消除語言的障礙，更加容易與國外進行交流。使企業進行國際化是未來發展的必然趨勢，我們要提前做好準備，為企業的未來做更多的準備與規劃，才能更好地面對未來的發展。5結束語工程設計圖紙檔案的數字化管理是發展的必經之路，通過檔案數字化的發展，企業能夠從中獲取巨大的效益，它包括了人力資源、時間資源和材料資源，這些資源的節約能夠加快國家經濟發展的腳步，為世界經濟的發展做更多的貢獻。中冶京誠公司工程設計圖紙檔案數字化管理已初見成效，初期就實現了包括歷史圖紙檔案在內的所有圖紙檔案的數字化管理，目前已擴展到了科技檔案、文書檔案、圖書期刊、標準規范等各類信息檔案的管理，實現了常用信息檔案的收集與集中管理；同時，利用信息技術，大大提高了這些資料的檢索效率，間接提高了生產效率。相信隨著“大數據”時代的來臨，這些沉淀、積累的知識財富會成為公司大數據級應用的寶貴資源池，未來提高圖紙檔案數字化管理水平，提供更快捷、更有效、更準確的數據服務，是工程設計圖紙檔案數字化管理的發展方向。

參考文獻

[1]王麗平.工程設計圖紙檔案的特點及數字化管理[J].西部大開發(中旬刊),2013(02):46.

[2]徐彥華,張彥昌.工程設計檔案的特點及管理方法[J].黑龍江檔案,2008(02):42.